➔Gratis 30-dagers prøveversjon av WBS-programvar
Å dele arbeidet i mindre oppgaver er en vanlig produktivitetsteknikk som brukes for å gjøre arbeidet mer håndterbart og tilgjengelig. For prosjekter er Work Breakdown Structure (WBS) verktøyet som bruker denne teknikken og er et av de viktigste prosjektledelsesdokumentene. Den integrerer enkeltvis omfang, kostnader og planlegge baselinjer som sikrer at prosjektplanene er i samsvar.
Project Management Institute (PMI) Project Management Book of Knowledge (PMBOK) definerer arbeidsfordelingsstrukturen som en "leverbar orientert hierarkisk nedbrytning av arbeidet som skal utføres av prosjektgruppen." Det er to typer WBS: 1) Deliverable-Based and 2) Phase-Based. Den vanligste og foretrukne tilnærmingen er leveringsbasert tilnærming. Hovedforskjellen mellom de to tilnærmingene er elementene som er identifisert i det første nivået på WBS.
En leverandørbasert arbeidsdelingsstruktur viser tydelig forholdet mellom prosjektleveransene (dvs. produkter, tjenester eller resultater) og omfanget (dvs. arbeid som skal utføres). Figur 1 er et eksempel på en leveringsbasert WBS for å bygge et hus. Figur 2 er et eksempel på et fasebasert WBS for samme prosjekt.
Figur 1 – Leverbar basert arbeidsoppdelingsstruktur
I Figur 1 er nivå 1-elementene sammendragsbeskrivbare beskrivelser. Nivå 2-elementene i hver etappe av WBS er alle de unike leveransene som kreves for å lage den respektive nivå 1-leverbare.
I figur 2, et fasebasert WBS, har nivå 1 fem elementer. Hver av disse elementene er typiske faser av et prosjekt. Nivå 2-elementene er de unike leveransene i hver fase. Uavhengig av type WBS, er de lavere nivåelementene alle leveranser. Legg merke til at elementer i forskjellige ben har samme navn. Et fasebasert WBS krever at arbeid tilknyttet flere elementer deles inn i arbeidet som er unikt for hvert nivå 1-element. Et WBS Dictionary er laget for å beskrive arbeidet i hvert element.
Figur 2 - Fasebasert arbeidsoppdelingsstruktur
Et godt WBS er ganske enkelt et som gjør prosjektet mer håndterbart. Hvert prosjekt er forskjellig; hver prosjektleder er forskjellig og hver WBS er forskjellig. Så den rette WBS er den som best svarer på spørsmålet, "Hvilken struktur gjør prosjektet mer håndterbart?"
En god arbeidsoppdelingsstruktur opprettes ved hjelp av en iterativ prosess ved å følge disse trinnene og oppfylle disse retningslinjene:
Forsiktig: Det er mulig å bryte ned arbeidet for mye. Hvor mye er for mye? Siden innsamling, analyse og rapportering av data og kostnader er koblet til WBS, kan en veldig detaljert WBS kreve en betydelig unødvendig innsats for å administrere.
Det er mange WBS-programvareverktøy tilgjengelig. Noen av dem er basert på tankekartlegging og andre tegneverktøy. Du kan lese om disse verktøyene i denne WBS-programvaregjennomgangen.
Her er et eksempel på hvordan du lager et WBS med MindView: (English)
Arbeidsfordelingsstrukturen brukes til mange forskjellige ting. Opprinnelig fungerer det som et planleggingsverktøy for å hjelpe prosjektgruppen med å planlegge, definere og organisere omfang med leveranser. WBS brukes også som den viktigste kilden til tidsplan og kostnadsestimataktiviteter. Men dets største bidrag til et prosjekt er bruk som en beskrivelse av alt arbeidet og som et overvåknings- og kontrollverktøy.
Arbeidspakke
Figur 3 viser House Project Workdowndown Structure utvidet til nivå 1, 2 og 3 Elements. De laveste nivåene på hvert ben og gren på WBS kalles Work Packages. Arbeidspakker dekker informasjon relatert til leveransen, som eier, milepæler, varigheter, ressurser, risiko, etc. Denne informasjonen er beskrevet i WBS Dictionary.
Planleggingspakker
Det er en annen type arbeids Pakke kalt en planleggingspakke. Når prosjektstyringsplanen er godkjent, er omfang kjent, men ikke nødvendigvis alle detaljene. For å bruke 100% -regelen og fange opp alt omfanget, opprettes planleggingspakker. Det er underforstått at når detaljene er definert, utvikler planleggingspakkene seg etterhvert til arbeidspakker. I husprosjektet vet prosjektlederen at huset vil ha inventar, men på det tidspunktet byggingen begynner, er det bare en armaturfradrag og ingen inventar identifisert. Når inventar er bestemt, blir den tilhørende planleggingspakken en arbeidspakke. Denne planleggingsprosessen er planlegging av rullende bølger og er en av progressiv utdyping.
Figur 3 – WBS arbeidspakker og kontrollkontoer
Kontroll kontoer
Den andre bruken av WBS er som et overvåknings- og kontrollverktøy. Dette oppnås ved å definere kontrollkontoer. Kontrollkontoer er WBS-elementer der prosjektet planlegger å overvåke og rapportere ytelse. Kontrollkontoer kan være et hvilket som helst element i WBS. I House Project bestemmer prosjektlederen at prosjektrisikoen knyttet til bruk av underleverandører kan styres bedre hvis prosjektet rapporterer ytelse for hver underleverandør. For å overvåke ytelsen deres, er elementene 3.1, 3.2 og 3.3 identifisert som kontrollkontoer. Imidlertid vil det gjenværende arbeidet i Elements 1.0 og 2.0 utføres av selskapets ressurser med mindre risiko, og prosjektet føler ikke at overvåking og kontroll er nødvendig på lavere nivåer. For å hjelpe til med overvåking og rapportering brukes informasjonsverktøy for prosjektledelse til å samle inn, analysere og rapportere informasjon ved ethvert element i WBS.
