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Die Aufteilung der Arbeit in kleinere Aufgaben ist eine gängige Produktivitätstechnik, mit der die Arbeit überschaubarer und besser zugänglich wird. Für Projekte ist der Projektstrukturplan (PSP) das Werkzeug, in dem diese Technik verwendet wird und der eines der wichtigsten Dokumente für das Projektmanagement darstellt. Er integriert Umfang, Kosten und Zeitplan-Baselines, um sicherzustellen, dass die einzelnen Projektpläne aufeinander abgestimmt sind.
Das Projektmanagement-Wissensbuch (PMBOK) des Project Management Institute (PMI) definiert den Projektstrukturplan als „ergebnisorientierte, hierarchische Zerlegung der vom Projektteam auszuführenden Arbeit“. Es gibt zwei Arten von PSP. 1) Funktionsorientiert und 2) Zeitorientiert. Der gebräuchlichste und bevorzugte Ansatz ist der funktionsorientierte Ansatz. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Ansätzen sind diejenigen Elemente, die in der ersten Ebene des PSP aufgeführt werden.
Eine auf Liefergegenständen basierende Projektstruktur zeigt deutlich die Beziehung zwischen den Projektergebnissen (d. h. Produkten, Dienstleistungen usw.) und dem Umfang (d. h. der auszuführenden Arbeit). Abbildung 1 ist ein Beispiel für einen PSP auf Funktionsbasis zum Bau eines Hauses. Abbildung 2 zeigt ein Beispiel für einen zeitorientierten PSP für dasselbe Projekt.
Abbildung 1 – Funktionsorientierter Projektstrukturplan
In Abbildung 1 sind die Elemente der Ebene 1 zusammenfassende Beschreibungen der Ergebnisse. Die Level 2-Elemente in jedem Abschnitt des PSP sind alle eindeutigen Maßnahmen, die zum Erstellen des jeweiligen Level 1-Ergebnisses erforderlich sind.
In Abbildung 2, einem phasenbasierten PSP, hat die Ebene 1 fünf Elemente. Jedes dieser Elemente enthält typische Zeitphasen eines Projekts. Die Level 2-Elemente sind einzelnen Maßnahmen in jeder Phase. Unabhängig von der Art des PSP sind die Elemente der unteren Ebenen sämtlich Arbeitsergebnisse. Beachten Sie, dass Elemente in verschiedenen Verzweigungen denselben Namen haben. Ein zeitorientierter PSP erfordert, dass Arbeit, die mehreren Elementen zugeordnet ist, in die Arbeiten unterteilt wird, die für jedes Level 1-Element eindeutig sind. Ein PSP-Lexikon wird erstellt, um die Arbeit in jedem Element zu beschreiben.
Abbildung 2 - Zeitorientierter Projektstrukturplan
Ein guter PSP zeichnet sich dadurch aus, dass er das Projekt überschaubarer macht. Jedes Projekt ist anders; Jeder Projektmanager ist anders und jeder PSP ist anders. Der richtige PSP ist also derjenige, der die Frage am besten beantwortet: „Welche Struktur macht das Projekt überschaubarer?“
Eine guter Projektstrukturplan wird mithilfe eines iterativen Prozesses erstellt, indem Sie diese Schritte ausführen und die folgenden Richtlinien erfüllen:
Achtung: Es ist möglich, die Arbeit zu stark aufzuschlüsseln. Wie viel ist zu viel? Da die Erfassung, Analyse und Berichterstellung von Kosten- und Zeitplandaten mit dem PSP verbunden ist, kann ein sehr detaillierter PSP einen erheblichen, unnötigen Verwaltungsaufwand erfordern.
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Hier ein Beispiel, wie Sie mit MindView einen PSP erstellen:
Die Projektstrukturplan wird für viele verschiedene Zwecke verwendet. Zunächst dient es als Planungswerkzeug, mit dem das Projektteam den Umfang der zu erbringenden Leistungen planen, definieren und organisieren kann. Der PSP wird auch als Hauptquelle für Zeitplan- und Kostenschätzungsaktivitäten verwendet. Den größten Beitrag zu einem Projekt leistet er jedoch durch die Beschreibung der gesamten Arbeit sowie als Überwachungs- und Kontrollinstrument.
Arbeitspakete
Abbildung 3 zeigt den auf Projektelemente der Ebenen 1, 2 und 3 erweiterten Projektstrukturplan für das Haus-Projekt. Die untersten Ebenen jedes Abschnitts und Zweigs des PSP werden als Arbeitspakete bezeichnet. Arbeitspakete enthalten Informationen zum Liefergegenstand, z. B. Eigentümer, Meilensteine, Dauer, Ressourcen, Risiken usw. Diese Informationen werden im PSP-Lexikon beschrieben.
Planungspakete
Es gibt noch einen anderen Typ von Arbeitspaketen namens Planungspakete. Wenn der Projektmanagementplan genehmigt wird, ist der Umfang bekannt, jedoch nicht unbedingt alle Details. Um die 100% Regel anzuwenden und den gesamten Bereich zu erfassen, werden Planungspakete erstellt. Es versteht sich, dass sich die Planungspakete bei der Definition von Details schließlich zu Arbeitspaketen entwickeln. Im Haus-Projekt weiß der Projektmanager, dass das Haus über Armaturen verfügen wird, aber zu Beginn des Baus gibt es nur die entsprechende Möglichkeit - es wurden noch keine Armaturen definiert. Sobald diese festgelegt sind, werden die zugehörigen Planungspakete zu einem Arbeitspaket. Dieser Planungsprozess wird als Rolling Wave-Planung bezeichnet und ist eine Form der Progressiven Auarbeitung.
Abbildung 3 – PSP Arbeitspakete und Kontrollkonten
Kontrollkonten
Die andere Verwendung des PSP ist die als Überwachungs- und Kontrollinstrument. Dies wird durch Definieren von Kontrollkonten erreicht. Kontrollkonten sind PSP-Elemente, mit denen die Leistung des Projekts überwacht und angezeigt werden kann. Die Kontrollkonten können ein beliebiges Element im PSP sein. Im Haus-Projekt entscheidet der Projektmanager, dass die mit der Verwendung von Subunternehmern verbundenen Projektrisiken besser verwaltet werden können, wenn das Projekt die Leistung für jeden Subunternehmer rückmeldet. Zur Überwachung ihrer Leistung wurden die Elemente 3.1, 3.2 und 3.3 als Kontrollkonten identifiziert. Die verbleibenden Arbeiten in den Elementen 1.0 und 2.0 werden jedoch von den Unternehmensressourcen selbst mit geringerem Risiko ausgeführt; eine Überwachung und Kontrolle auf niedrigeren Ebenen scheinen nicht erforderlich zu sein. Zur Unterstützung der Überwachung und Berichterstellung werden Projektmanagement-Informationstools verwendet, um Informationen zu jedem Element innerhalb des PSP zu sammeln, zu analysieren und zu melden.
