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Der Projektstrukturplan (PSP) ist sowohl ein Modell als auch ein grundlegendes Messwerkzeug für Arbeit im Projektmanagement. Die 100 % Regel ist ein wesentlicher Bestandteil der PSP Methodik, das Befolgen dieser Regel und ihrer verwandten Konzepte ist entscheidend bei der Sicherung des Nutzens und der Genauigkeit der Anwendung.
PSP Methodik wird häufig in Bau, Forschung und (R&D) Entwicklungsprojekten für die Planung und Ausführung von Arbeiten verwendet, sie kann aber in jedem Bereich hilfreich sein. Mit Anwenden der 100 %-Regel beschreibt die oberste Ebene des PSP die Gesamtheit des Projekts, niedrigere Ebenen kategorisieren in einer Organigramm-Struktur unterhalb der ersten Ebene detailliertere Beschreibungen.
Der unten gezeigte PSP beschreibt die Arbeiten der an einem Hausbau-Projekt Beteiligten.
Die oberste Ebene des Diagramms ist die komplette Übersicht aller Ziele, die erreicht werden müssen. Die Struktur "zerlegt" dann die Arbeit in Hauptkomponenten. Falls erforderlich werden diese Komponenten noch weiter aufgeschlüsselt. Nach der 100 % Regel enthält die oberste Ebene alles; allerdings gilt die 100 % Regel auch entsprechend für jede Ebene darunter.
Als ein Beispiel enthält das PSP-Element 1.2 alle geplante Klempnerarbeiten und budgetiert die Kosten (Schätzungen) dafür. Element 1.2.2 unten enthält alles inkl. Kosten für sanitäre und zugehörige Deko-Anlagen.
Die genaue Definition von Aufgaben ist ein Schlüssel zum guten Management eines Projekts, und die 100 % Regel ist ein wesentlicher Bestandteil davon. Wenn ein PSP für ein neues Projekt entwickelt wird, muss es letztendlich alles erfassen, was zum Projekt gehört; genau so wichtig ist allerdings, nichts mit hineinzunehmen, was nicht zum Projekt gehört.
Anwenden der 100 % Regel erlaubt dem Manager, zu wissen, dass alle Bemühungen in jedem Bereich erfasst werden, in denen Sie gehören - und nichts, was nichts damit zu tun hat, enthalten ist.
Das PSP-Element enthält einen Planungsrahmen für die geplanten Ergebnisse, welcher der eigentlichen Projektplanung vorausgeht. Planungen können tatsächlich nicht durchgeführt werden, solange kein PSP erstellt ist. Am Ergebnis orientiert definiert das PSP-Element alles, wofür 100 % erreicht werden müssen, unabhängig von Arbeiten, Methodik und Zeitplan-Änderungen. Während sich Methoden, Aktivitäten und Zeitpläne während des Projekts ändern können, sollten der PSP unverändert bleiben.
Die Anwendung der 100 %-Regel erlaubt, dass alle Ergebnisse definiert werden, bevor die eigentliche Planung beginnt oder ein Zeitplan definiert wird. Der PSP ist der Initiator für die Planung, weil geplante Ergebnisse festgelegt werden, bevor Sie Methoden festlegen und Zeitpläne definiert werden müssen. Wenn Ergebnisse nur unzureichend definiert sind, kann das Projekt nicht gelingen. Beachten der 100 %-Regel ermöglicht ein umfassendes Verständnis für alle notwendigen Ergebnisse.
Sobald das Projekt im Gange ist, hilft die 100 % Regel bei der Sicherstellung, dass die Projektkosten im Buchführungssystem ordnungsgemäß angezeigt werden. Dies gilt für alle Projekte, ob Sie für eine andere Abteilung in einem Unternehmen oder für einen Kunden durchgeführt werden. Die Anwendung der 100 % Regel ermöglicht eine genaue Kalkulation, die auch für die Budgetierung ähnlicher Projekte in Zukunft wichtig sein kann.
Das Bauunternehmen, welches das Haus baut, zeichnet die Kosten, die tatsächlich für das Projekt angefallen sind, auf und nutzt diese Erfahrungen für den nächsten Job, der gestartet werden soll. Die 100 %-Regel stellt sicher, dass alle Kosten genau aufgezeichnet sind. Die tatsächlichen Kosten werden mit den prognostizierten verglichen. Dies geschieht auf allen Ebenen der PSP, damit die Planung verbessert werden kann: Auch, um genauer vorherzusagen, wie Zeitplan und Kosten beim nächsten Projekt sein werden - selbst wenn dies eine andere Größe und ein anderes Design hat.
Die 100 % Regel ist besonders wichtig in Fällen wie diesem Hausbau-Beispiel. Ein Projekt, das für einen Kunden oder für eine andere Organisation geplant und durchgeführt wird, muss sorgfältig überwacht werden, sodass der Kunde nur für die relevanten Kosten zahlt, und dass der Kunde sich dessen auch bewusst ist bzw. dass dies glaubhaft für ihn ist.
Klares Denken bei der Planung eines Projekts, das die 100 % Regel in der Vorbereitung per PSP enthält, produziert genaue Pläne und die genaue Erfassung von Kostenschätzungen.
