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Le découpage d'un projet en tâches est une technique de productivité couramment utilisée pour rendre le travail plus accessible et plus maîtrisable. En matière de gestion de projet, la structure de découpage de projet WBS (pour "work breakdown structure" en anglais) est l'outil qui permet de mettre en œuvre cette technique. En réunissant en un seul emplacement la portée, le coût et les plannings de référence du projet pour assurer la cohérence de ces divers éléments, la structure WBS constitue l'un des documents les plus importants dans la gestion du projet.
Le guide PMBOK ("Project Management Body of Knowledge"), conçu et réalisé par le Project Management Institute, définit la structure WBS en tant que "découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à exécuter". Il existe deux types de structures WBS : 1) Par livrables et 2) Par phases. L'approche préférée et la plus répandue est l'approche par livrables. La différence principale entre les deux approches concerne la nature des Eléments identifiés au premier niveau de la structure WBS.
L'examen d'une structure WBS axée sur les livrables démontre clairement la relation existant entre les livrables du projet (c'est-à-dire les produits, services ou résultats) et sa portée (c'est-à-dire le travail à accomplir). La Figure 1 ci-dessous illustre un exemple de structure WBS par livrables appliquée à la construction d'une maison.
Figure 1 – Structure WBS par livrables
Dans la Figure 1, les Eléments de Niveau 1 correspondent à une description des principaux livrables. Les Eléments de Niveau 2 dans chaque tronçon de la structure WBS constituent l'ensemble des livrables uniques à fournir pour produire le livrable de Niveau 1 correspondant.
Dans la Figure 2, qui illustre une structure WBS axée sur les phases, le Niveau 1 comporte 5 Eléments, dont chacun d'entre eux représente une phase typique du projet. Les Eléments de Niveau 2 sont les livrables uniques de chaque phase. Quel que soit le type de structure WBS utilisée (par livrables ou par phases), les Eléments du niveau le plus bas correspondent tous à des livrables. Notez que les Eléments appartenant à différents tronçons peuvent porter le même nom. Une structure WBS par phases exige que le travail associé à des Eléments multiples soit décomposé jusqu'à l'identification des tâches uniques à chaque Elément de Niveau 1. Un Dictionnaire WBS est créé pour recenser le travail associé à chaque Elément.
Figure 2 - Structure WBS par phases
Une structure WBS peut être considérée comme une réussite si elle facilite la gestion du projet. Chaque projet et chaque chef de projet étant différent, il s'ensuit que chaque structure WBS est différente. La structure WBS correcte est celle qui répond le mieux à la question : "Quelle est la structure qui rend le projet le plus facile à gérer ?".
Une structure WBS réussie est créée en suivant un processus itératif respectant les étapes et directives suivantes :
Attention : Il est possible d'aller trop loin dans la décomposition d'un projet. Qu'entend-on par "trop loin" ? Etant donné que la structure WBS renferme aussi bien des informations relatives au budget et au planning que les tâches d'analyse et de suivi, plus elle est détaillée, plus sa gestion requiert de temps. Si elle est détaillée à l'excès, elle risque d'entraîner une quantité non négligeable d'efforts inutiles.
Il existe de nombreux outils logiciels permettant la création de structures WBS. Certains reposent sur la technique du mind mapping, d'autres s'apparentent à des outils graphiques. Vous pouvez découvrir certains de ces outils dans le comparatif des logiciels de création de structures WBS.
La structure WBS répond à de nombreux besoins. Initialement, elle remplit le rôle d'outil de planification pour aider l'équipe de projet à définir les objectifs du projet et ses livrables. La structure WBS est aussi le document principal détaillant le planning et le budget prévisionnels. Mais son rôle fondamental dans la gestion du projet est de recenser les intitulés de toutes les tâches à accomplir et d'en assurer le suivi.
Unités de travail
La Figure 3 illustre la structure WBS de construction d'une maison, développée en ses trois niveaux constitutifs. Les niveaux les plus bas de chaque tronçon et branche de la structure sont appelés Unités de travail. Les unités de travail couvrent toutes les informations relatives au livrable correspondant, telles propriétaire, jalons, durée, ressources, risques et ainsi de suite. Ces informations sont décrites dans le dictionnaire de la WBS.
Unités d'organisation
Il existe un autre type d'unité de travail dénommé Unité d'organisation. Une fois le plan de management du projet approuvé, la portée du projet est connue, mais ses détails ne sont généralement pas tous fixés. Les unités d'organisation servent à veiller à ce que l'intégralité du projet soit capturée conformément à la règle des 100 %. Au fur et à mesure que les détails sont affinés, les unités d'organisation se transforment en unités de travail. Dans l'exemple de construction d'une maison illustré ici, l'achat et la pose de luminaires et de sanitaires sont prévus dans le budget, mais les détails sont encore vagues. Une fois que le nombre et le type des produits est déterminé, l'unité d'organisation associée devient une unité de travail, selon un processus d'élaboration par itération.
Figure 3 – Unités de travail et Comptes de contrôle
Comptes de contrôle
La structure WBS fait également office d'outil de suivi et de contrôle. A cet effet, le chef de projet définit des Comptes de contrôle, c'est-à-dire des points de la structure WBS où il ou elle prévoit de mesurer et de publier le niveau de performance. Dans notre exemple, un compte de contrôle pourrait être placé à n'importe quel point de la structure WBS, mais le chef de projet décide qu'il serait judicieux de contrôler le risque associé à l'intervention de sous-traitants en mesurant la performance de chacun d'entre eux. Pour ce faire, les Eléments 3.1, 3.2 et 3.3 sont désignés en tant que comptes de contrôle. Par contraste, les Eléments des points 1.0 et 2.0 étant confiés à une entreprise expérimentée, le chef de projet estime qu'il n'est pas nécessaire d'établir un contrôle aux niveaux inférieurs contenus par ces Eléments. Pour faciliter les opérations de suivi et de contrôle, le chef de projet s'appuie sur des outils de gestion de projet lui permettant de rassembler, d'analyser et de publier les données relatives à chaque Elément de la structure WBS sous contrôle.
