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La structure WBS (Work Breakdown Structure) fréquemment utilisée en gestion de projet sert à la fois d'outil de modélisation et de base de référence pour évaluer la progression du travail. La règle des 100 % fait partie intégrante de la méthodologie WBS, dans le sens où la mise en œuvre de cette règle et des concepts qui lui sont rattachés est critique pour assurer l'utilité et l'exactitude du WBS.
Couramment utilisées dans les projets de construction et de recherche et développement (R&D) pour planifier et exécuter le travail, les structures WBS ont de nombreux autres champs d'application. Lorsqu'un WBS se conforme à la règle des 100 %, son niveau le plus haut dans l'organigramme représente la totalité du projet, tandis que les niveaux inférieurs apportent davantage de détails sur les catégories sous-jacentes.
L'exemple de WBS ci-dessous illustre la décomposition du travail dans un projet de construction typique.
Figure 1. Découpage WBS d'un projet de construction d'une maison
Le niveau le plus haut du diagramme donne une vue globale de la totalité du travail à accomplir, lequel est ensuite décomposé en ses divers éléments, représentés par les branches de niveau immédiatement inférieur. Si nécessaire, ces éléments sont décomposés à leur tour. Lorsque la règle des 100 % est appliquée, le niveau le plus haut du diagramme regroupe l'ensemble du travail. Toutefois, la règle des 100 % s'applique aussi à chacun des niveaux inférieurs.
Pour donner un exemple, l'élément 1.2 du WBS représente l'ensemble du travail de plomberie à envisager ainsi qu'une évaluation des coûts associés. L'élément 1.2.2 du niveau immédiatement inférieur représente les tâches et les coûts concernant plus particulièrement les raccords de plomberie.
Une définition précise des tâches est essentielle pour la bonne gestion d'un projet, et la règle des 100 % fait partie intégrante de cette activité. En effet, le WBS d'un projet se doit de consigner et de capturer la totalité du travail à fournir, mais également d'exclure toute tâche sans rapport direct avec le projet.
Figure 2. Exemple de niveau 2 de la structure WBS
L'application de la règle des 100 % donne donc au chef de projet l'assurance que toutes les tâches requises pour mener à bien chacun des éléments ont été prises en compte, et qu'inversement le projet ne contient aucune tâche redondante.
Le WBS permet de structurer les résultats escomptés, étape indispensable avant de passer à la planification proprement dite. Etant axé sur les résultats à obtenir, le WBS définit tout ce qui doit être accompli conformément à la règle des 100 %, indépendamment de la méthode de travail utilisée ou des changements de dates. Bien que les méthodes de travail et la planification des activités puissent évoluer durant le projet, le WBS, lui, ne doit subir aucun changement.
L'application de la règle des 100 % garantit que tous les résultats souhaités sont définis précisément avant que la planification soit envisagée. La structure WBS est donc la première étape du processus de planification, dans le sens où il est impossible de décider des méthodes de travail et des échéances avant d'avoir passé en revue tous les résultats souhaités. Si ces derniers ne sont pas définis suffisamment précisément, le projet est voué à l'échec. Par ailleurs, outre à la définition des divers composants du projet, la règle des 100 % facilite aussi la communication de tous les enjeux aux membres de l'équipe de travail.
Une fois le projet démarré, la règle des 100 % permet au chef de projet de veiller à ce que les coûts du projet soient dûment consignés, qu'il s'agisse d'un projet interne à l'entreprise ou d'un projet à livrer à un client. L'application de la règle des 100 % autorise un suivi du budget sans faille, assurant la réussite non seulement du projet en cours, mais de tous les projets futurs de même type.
Reprenons notre exemple : au fur et à mesure des travaux, l'entreprise de construction va pouvoir consigner dans le WBS non seulement les coûts anticipés, mais également les coûts réels, données qui lui permettra une planification plus précise encore de ses projets de construction futurs. En garantissant que tous les coûts sont pris en compte, la règle des 100 % est d'une aide précieuse dans cette tâche. En comparant les coûts réels avec les coûts escomptés à tous les niveaux du WBS, le chef de projet sera en mesure de mettre en place la planification et de prédire le budget des projets futurs avec davantage d'exactitude, même s'il s'agit d'un autre type de construction.
La règle des 100 % s'avère particulièrement importante dans le cas de projets comme celui de notre exemple de construction. En effet, il est impératif que tout projet devant être livré à une autre organisation ou facturé à un client soit suivi avec la plus grande rigueur, de telle sorte que le client puisse avoir la certitude que les montants qui lui sont imputés sont non seulement exacts, mais entièrement légitimes.
En conclusion, un projet réussi demande logique et exactitude durant la phase de préparation, et un relevé méticuleux des coûts durant la phase d'exécution, deux activités où la règle des 100 % s'avère indispensable.
