➔Gratis 30-dagen WBS Software Proefversie
De eerste vraag die iemand zou moeten stellen is waarom je een Work Breakdown Structue (WBS) überhaupt gebruikt. De work breakdown structure aanpak staat ons to om het werk, dat nodig is om een project te voltooien, visueel waar te kunnen nemen. De onderste tree is het gebruiken van een work breakdown structure, wat het aantal verrassingen laat afnemen en de mogelijkheid om nieuwe projecten beter in te schatten, verbetert.
Volgens het Project Management Body of Knowlegde (PMBOK®) en de Practice Standard for Work Breakdown Structures – Tweede Editie van het Project Mangement Institute (PMI), kan de work breakdown structure gebruikt worden om het project effectief onder te verdelen, om inschattingen te verbeteren en de controle van de uitvoering van het project te handhaven, en om afronding van het project preciezer te completeren. Bovendien zorgt het gebruik van een work breakdown structure aanpak voor een samenvatting van projectinformatie om de mogelijkheid voor het gebruik van historische informatie, die, zowel in de snelheid als in de nauwkeurigheid van verdere projecten goed uit kan pakken, te verbeteren. De work breakdown structure is een herhaald proces dat kan worden gebruikt als een template voor toekomstige projecten.
Figuur 1. Work Breakdown Structure
Laten we eerst beginnen met wat algemene zaken; de PMBOK® beschrijft de work breakdown structure als "een product georiënteerde hiërarchische onderverdeling van het werk dat door het team moet worden uitgevoerd". Dit is een manier om het werk te beschrijven, zodat het team precies weet welk werk moet worden gedaan om de doelen van het project te halen. In veel gevallen is de work breakdown structure de eerste transitie van organisatorische doelen naar echt werk, dat mensen ook echt kunnen doen. Het helpt om duidelijkheid van het project te scheppen en het project in werkeenheden te kunnen "afbreken".
Een work breakdown structure is product georiënteerd. Dus wat is een product? In één woord, het kan het best beschreven worden als een zelfstandig naamwoord. Wat is het verschil tussen "schrijf xyz specificaties" en "xyz specificaties"? Het ene beschrijft het eindproduct en het andere beschrijft een enkele stap om het te maken. Het eindproduct wordt beschreven als een zelfstandig naamwoord zonder werkwoord. Een product kan worden toegewezen aan een team of leider die dan verantwoordelijk kan zijn voor het product en het complete werk moet worden aangeleverd na voltooiing. Een work breakdown structure is compleet, wanneer alles van de benodigde producten, om de projectdoelen te identificeren, zijn behaald.
Een work breakdown structure is een hiërarchie. Dit houdt in dat producten verder kunnen worden onderverdeeld in kleinere en nog kleinere relaties. In dit geval wordt "xyz specificatie" wellicht verder onderverdeeld in "xyz functionele specificaties" en "xyz tentoonstellingsspecificaties". Het is belangrijk dat, wanneer het product wordt onderverdeeld, de lagere onderverdeling 100% van haar 'ouder' vertegenwoordigt. Dit is vergelijkbaar met hoe we leerden om overzichtelijk te schrijven in onze taallessen. We kunnen verder gaan met het onderverdelen van de producten totdat we comfortabel genoeg zijn, dat we het project effectief kunnen beheren en controleren.
Het eenvoudige gebruik van de work breakdown structure techniek verdeelt projecten in kleinere, beter beheerbare taken die eenvoudiger kunnen worden ingeschat en gecontroleerd. Het geeft een zwart-witte versie van de benodigde pogingen van het werk en bijna net zo belangrijk: als het werk geen onderdeel uitmaakt van de work breakdown structure, is het geen deel van het project. Het werk moet worden onderverdeeld, totdat het duidelijk is welke teams het werk doen. Dit schept een duidelijk beeld tussen het werk en de doelen van het project.
De work breakdown structure techniek wordt beschreven in de sectie Project Scope Management van de PMBOK en verder uitgewerkt in de Practice Standard for Work Breakdown Structures – Tweede Editie. Een bereikbare definitie is nodig om te bepalen wat er allemaal wel en niet moet worden meegenomen in het project. Wanneer alles compleet is, kunnen de onderste componenten van de work breakdown structure, genaamd "werkpakketten", worden gedelegeerd naar teams voor verdere ontwikkeling en inschatting, en een work breakdown structure woordenboek kan worden ontwikkeld. Op deze manier, kunnen verantwoordelijken van een project eenvoudig worden onderverdeeld in het werk. Deze informatie kan dan in een schematische tool worden geplaatst. Bovendien kunnen de werkpakketten worden gebruikt om een basislijn van een project te maken, die er voor zorgt dat al het werk nog voor de voltooiing kan worden geëvalueerd.
Een work breakdown structure wordt typisch gepresenteerd in de vorm van een organisatiestructuur in de vorm van een grafiek. Het kan ook worden gepresenteerd als een lijst, ideemap of overzicht. De kern is om het in zo een vorm te zetten, dat het eenvoudig kan worden gebruikt door zowel de leden van het team als de organisatorische leiders met de hulpmiddelen die je bedrijf het meest eenvoudig gebruikt.
Doordat een work breakdown structure visueel wordt weergegeven en samenvattende informatie bevat, is het eenvoudig om een team met managers in een organisatie te delen. Zelfs in grotere projecten kan de WBS passen op een pagina of twee. Dit zorgt er voor dat het team de resultaten eenvoudiger kan bekijken en aanpassingen kan doen. Deze kijk op de informatie kan worden gebruikt als voorbeeld voor toekomstige projecten. Wanneer je de methodologie van de WBS in de PMBOK toepast, kunnen toekomstige projecten gebruik maken van het werk. Door deze techniek te gebruiken, verbetert de werkdefinitie en versnel je het proces van plannen.
Wanneer je vergelijkbare projecten beheert, wordt de work breakdown structure met ieder project beter en kan het de basis voor een verbeterde oplevering worden. Voor unieke projecten kan de work breakdown structure het team helpen bij het verzekeren dat producten en werkpakketten compleet zijn voordat meer mensen in het proces van plannen worden betrokken. Doordat het verspreiding van werk toestaat, kunnen meerdere teams betrokken zijn bij het plannen en het plannende team heeft meer controle over het proces van plannen.
Na het gebruiken van deze aanpak zul je geen enkel ander project meer zonder doen. De snelheid en de controle, die met het plannen en uitvoeren worden aangeleverd, zullen zichzelf uitbetalen bij het eerste project. Het tweede project kan deze historische informatie nu gebruiken om tot een snelle start te komen. De producten georiënteerde aanpak staat ook garant voor meer betrekking van de aandeelhouder en eenvoudigere rapportering.
Auteur: Mark Swiderski
https://www.praxilient.com/
