➔Gratis 30-dagen WBS Software Proefversie
De WBS-woordenboek is een van de drie componenten die de scope baseline vormen: 1) de Scope Verklaring, 2) de Work Breakdown Structure en 3) de WBS Woordenboek. Zonder WBS woordenboek heeft het project geen volledige baseline en kan het de prestaties van de scope niet meten of monitoren.
| Nr. | Artikel | Omschrijving | ||||
| 1 | WBS Code | Voer de WBS-titel in en identificeer deze als een Work Package, Planning en/of Control Account. | ||||
| 2 | Verantwoordelijke organisatie/ Individueel | Noem de organisatie, de groep of het individueel die als enige verantwoordelijk is voor de voltooiing van het werkpakket. Neem contactgegevens op. | ||||
| 3 | Omschrijving | Beschrijf de grenzen van het werkpakket. Stel de inhoud van het toepassingsgebied vast, zodat duidelijk is welk toepassingsgebied is opgenomen en welke is uitgesloten. Als het een planningspakket is, beschrijf dan het bekende en onbekende toepassingsgebied. | ||||
| 4 | Producten | Identificeer het product, de dienst of de resultaten die zijn gecreëerd wanneer al het werk in dit werkpakket is voltooid. Neem alle kritische tussenproducten op. | ||||
| 5 | Aanvaardingscriteria | Beschrijf de functionele en fysieke eisen om aan de verwachtingen van de klant en de kwaliteitseisen te voldoen. Voeg eventuele unieke goedkeuringen toe die nodig zijn voor de acceptatie. | ||||
| 6 | Begroting | Wijs het budget voor dit werkpakket aan, plus alle kritische informatie over de middelen en aannames. | ||||
| 7 | Mijlpalen | Vermeld alle startdata, einddata, tussenliggende mijlpalen, onderlinge afhankelijkheden, beperkingen en veronderstellingen voor de te leveren prestaties. | ||||
| 8 | Risico's | Neem alle bekende bedreigingen en mogelijkheden op in de responsstrategieën. | ||||
| 9 | Meer informatie | Beschrijf eventuele aanvullende informatie, zoals referenties, gerelateerde werkpakketten, enz. | ||||
| 10 | Vergunningen: | Datum: | Rev: | |||
Het WBS Woordenboek is het officiële projectdocument dat gedetailleerde beschrijvingen geeft van de belangrijkste informatie voor alle Elementen in de werkstructuur en moet voldoen aan de 100%-regel. De 100%-regel vereist dat de WBS 100% van de projectomvang vastlegt. Aangezien de titels van de WBS-elementen echter slechts één of twee woorden zijn, is het onmogelijk om met behulp van de WBS-regel te bevestigen dat aan deze regel is voldaan. Het WBS-woordenboek is het projectdocument dat het werk in elk Element zodanig beschrijft dat het projectteam in staat is om 100% van de scope te plannen en uit te voeren.
Veel referenties beschrijven het WBS Woordenboek als een werkbeschrijvingstool. De Werkpakketten zijn gedefinieerd als de laagste Elementen in elk Been van het WBS. Hoewel deze bewering waar is, beschrijft het WBS Woordenboek in feite elk Element in het WBS. Het WBS Woordenboek is gemaakt in een hiërarchisch formaat, net als de werkstructuur. De Niveau 1 Element beschrijvingen moeten eerst worden gecreëerd om de grenzen ervan te begrijpen en om te zorgen voor afstemming met de lagere niveau Elementen. Dit is de beste manier om ervoor te zorgen dat de 100%-regel wordt gevolgd.
Nadat de werkonderbrekingsstructuur is goedgekeurd, kan het WBS-woordenboek worden aangemaakt. De creatie van het WBS Woordenboek wordt geleid door de Projectmanager en ontwikkeld door projectteamleden die Subject Matter Experts (SME) zijn. De ontwikkelingsaanpak begint met de Niveau 1 Elementen, gaat verder met elk Been en eindigt met de Work Packages. Deze hiërarchische aanpak zorgt ervoor dat het werk binnen elk Niveau 1 in lijn blijft met en voldoet aan de 100%-regel.
Bij het maken van het WBS-woordenboek is het belangrijk om de inhoud van elk Element kort te houden. Het primaire doel van het WBS Woordenboek is dat projectteamleden een duidelijk inzicht hebben in het werk dat wordt uitgevoerd in alle Elementen en in het bijzonder in de Work Packages. Het is geen herschrijving van de scopeverklaring, een Werkautorisatiepakket, een Contract of Overeenkomst, enz. Het is een beknopte uitleg van belangrijke onderwerpen met betrekking tot elk Element. Een goede manier om ervoor te zorgen dat dit formaat wordt gevolgd, is het gebruik van een WBS Woordenboek sjabloon tijdens het volgen van deze stappen:
Verzamel het projectteam SME's en bekijk de Work Breakdown Structure om de 100%-regel te valideren. Zorg ervoor dat iedereen de WBS-logica en -aannames begrijpt. Herzie de WBS op basis van de feedback van de SME's.
Maak met behulp van een sjabloon met de volgende minimale onderwerpen de inhoud voor elk van de WBS-elementen van Niveau 1 (zie figuur 1):
Ga terug naar de werkonderbrekingsstructuur en controleer of de Niveau 1-elementen moeten worden herzien op basis van de nieuw gecreëerde inhoud van het WBS-woordenboek. Bevestig dat de Niveau 1 Elementen 100% van de scope vastleggen.
Ga door met het creëren van vergelijkbare inhoud met behulp van hetzelfde sjabloon voor de overige Elementen tot aan, maar niet met de werkpakketten. Pas de inhoud aan om het respectievelijke niveau van het element weer te geven; d.w.z. niveau 2, 3, enz.
Maak met behulp van een sjabloon met de volgende minimale onderwerpen de inhoud voor elk van de Work Package Elements aan:
Valideer dat het Woordenboek de omvang die nodig is voor de productie van het te leveren product adequaat vastlegt. Zorg ervoor dat het WBS Woordenboek 100% van de scope weergeeft.
Figuur 1 – WBS Dictionary Niveau 1 Elementen
Net als de Work Breakdown Structure is het WBS Woordenboek een kritische scope planning hulpmiddel. Het dient ook als basis voor het opstellen van werkvergunningsdocumenten, planningen, kostenramingen en het bewaken en controleren van de basislijnen. Zoals in dit artikel al vele malen is vermeld, definieert het het werk in de Work Breakdown Structure. Het bevat minimale essentiële informatie om de projectvereisten te begrijpen en te voldoen aan alle acceptatiecriteria van de deliverables. In combinatie met de goedgekeurde scopeverklaring en de werkonderbrekingsstructuur is het WBS-woordenboek het derde en laatste onderdeel van de scope-basislijn. De baseline is het projectdocument dat wordt gebruikt om de prestaties van het project te meten. De scope baseline is het formele plan dat wordt vergeleken met de werkelijke resultaten voor het monitoren en controleren van de scope-uitvoering.
Werkautorisatiedocumenten worden opgesteld op basis van de Work Pakket-informatie en gebruikt voor de uitvoering van de werkzaamheden. De Werkpakketinformatie in het WBS-woordenboek levert de basisgegevens die nodig zijn voor het maken van de werkvergunningendocumenten, zodat de deliverables voldoen aan de aanvaardingscriteria en kunnen worden overgedragen aan de klant. Het Projectteam dient gedurende de gehele projectuitvoering te verwijzen naar de WBS Woordenboek om er zeker van te zijn dat de deliverables voldoen aan de eisen.
Het WBS-woordenboek is ook de primaire input voor het maken en monitoren van planningsactiviteiten en kostenramingen. Bij het ontbinden van werkpakketten worden activiteiten gecreëerd (zie figuur 2). Deze activiteiten worden de activiteiten die een planning opbouwen met behulp van een Gantt chart formaat (Zie Figuur 3). Als de activiteiten eenmaal zijn geladen met middelen, kunnen kostenramingen worden gemaakt op het niveau van de activiteit en vervolgens worden geaggregeerd via de Work Breakdown Structure gedurende het hele project. Hierdoor kan het project eenvoudig de kosten monitoren en beheersen op elk element in het WBS; een Werkpakket of een Control Account.
Figuur 2 - Ontbinding van werkpakketten in activiteiten
Figuur 3 - Een Ganttgrafiek rechtstreeks vanuit de werkpakketactiviteiten aanmaken
